Sprawdź ile zarabiają organizatorzy – Budżet biegu bez tajemnic

Organizator biegów – mogłoby się wydawać, że zawód jak każdy inny. Pracujesz, robisz swoje, oferujesz usługę, klient za nią płaci i tak dzień po dniu, tydzień po tygodniu. Otóż okazuje się, że bycie organizatorem w Polsce, to rola daleko większa. To rola promotora sportu. Opowiem Wam dziś o tym, jak wygląda budżet biegu.

Zdania o tym, że organizatorzy są zachłanni, słyszałem wielokrotnie. “Oni tylko chcą zarobić”. To hasło, które pojawi się w każdej dyskusji. Jeśli bieg kosztuje trochę więcej, to z automatu organizator jest chytry. Chociaż są to pojedyncze opinie, to myślę, że warto pochylić się w tym momencie nad kosztami i wpływami biegów, bo w najbliższym czasie na pewno nastąpią podwyżki opłat startowych. Zasady ekonomii są nieubłagane i chociaż praktycznie każdy z organizatorów, których znam to pasjonat, to z pasji jeszcze nikt się nie utrzymał.

Większość zawodów w Polsce to małe i średnie imprezy, dlatego na potrzeby tej analizy przyjmiemy zawody na 10 km dla 300 uczestników rozgrywane w większości w terenie leśnym. 

Koszty biegu możemy podzielić na dwie kategorie. Koszty stałe, których wysokość będzie niezależna od ilości uczestników oraz koszty zmienne.
Zakładamy cenę pakietu na poziomie 50 PLN.

Koszty stałe:
1. Pomiar czasu i formularz zapisów – 3100
2. Opieka medyczna – 1500
3. Puchary ( założenie 5 kategorii wiekowych oraz kategoria open) – 36 pucharów – 1300
4. Spiker – 600 
5. Woda na trasie – 300
6. Zmiany organizacji ruchu – projekt oraz wdrożenie – 3000  (koszt przy biegu ulicznym jest wielokrotnie wyższy)
7. Fotograf – 700
8. Materiały drukowane do biura zawodów – 200
9. Oznaczenia kilometrów na trasie – 300
10. Brama startowa – 200 ( w przypadku wynajmu lub 0 od partnera)
11. Nagrody  dla zawodników TOP3 – 1000 PLN (lub 0, gdy nagród open nie ma)
12. Agregat – 300 ( w przypadku wynajmu)
SUMA:  8500 PLN w przypadku biegu w 100% rozgrywanego w lesie. 
Jeśli przecinana jest jakakolwiek droga po której jeżdżą samochody, koszt wzrasta do 11 500 PLN.
To koszt stały, który może być tylko obniżony w przypadku np. posiadania własnego pomiaru czasu lub umowy na kilkanaście lub więcej biegów

Koszty zmienne:
1. Posiłek/catering po biegu – 12 x 300
2. Medal – 13 x 300 (medal stalowy) lub ok 6 pln x 300 ( medal drewniany)
3. Numer startowy – 1,5 x 300
4. Gadżet/koszulka – brak 
5. Koszt – prowizja od opłat onlne – 350

O ile z posiłku po biegu można zrezygnować, to medal i numer startowy to plan minimum. Co oznacza, koszt w wersji z medalem drewnianym – 2600 PLN

Koszty dodatkowe
1. Koszty logistyczne i transportu – 500
2. Koszt strony internetowej – 1000 ( przy stronie na gotowym szablonie)
3. Koszt grafika – projekt medalu i logotypu – 300
4. Koszt serwerów – 200
5. Obsługa social media – 1000
6. Koszty pracowników i obsługi – przy 8 pracownikach – min. 1600
7. Obsługa księgowa – 300
8. Koszty promocji biegu – 1000
W wersji minimum: 5900 PLN 

Koszty inne (nieuwzględnione)
Kilkukrotne pojawienie się
Obsługa maila i komunikacja z uczestnikami przygotowanie regulaminu zawodów przygotowanie treści na stronę internetową .
Branding imprezy w postaci flag, namiotów lub banerów.

Wszystkie powyższe koszty to wersja minimum. Po podsumowaniu nie licząc kosztów dodatkowych oraz innych  wychodzi 11000 PLN.  W wersji z medalem drewnianym, bez posiłku po biegu oraz na trasie w 100% po lesie. 
Jednak nawet przy trasach po lesie pojawia się często koszt w wysokości od 5 do 20 lub więcej PLN od uczestnika, co automatycznie dokładana nam kwotę od 1500 do 6000 PLN przy imprezie na 300 osób. 

Podsumowując
Najprostszy bieg będzie nas kosztował 11000 plus wymienione powyżej koszty dodatkowe, w wysokości 5900 PLN. Razem 17000 PLN.
Wpływy za taki bieg przy frekwencji 300 osób i wpisowym 50 PLN to 15000 PLN.  Oznacza to, by wyjść na zero zawody muszą kosztować 60 PLN. W pakiecie bez żadnego gadżetu.

Do tego należy opłacić składkę ZUSu – (1500 PLN miesiecznie) w przypadku osób samozatrudnionych.. I to wszystko przy założeniu, że sprzedam komplet 300 pakietów. A jeśli sprzedam 200 ?  

To też daje odpowiedź na pytanie dlaczego organizator nie zwraca opłaty startowej np na 2-3 tygodnie przed zawodami. Czy jak kupisz bilet do kina i zmienisz plany, to napiszesz do Multikina by oddali Ci pieniądze?

Wnioski:

95% organizatorów to pasjonaci sportu. Osoby, które organizują biegi prywatnie, mogą to robić w znacznym stopniu dzięki wsparciu znajomych, przyjaciół i rodziny. Wtedy koszty osobowe są mniejsze, a nasi bliscy robią to dlatego, że chcą nam pomóc i to bardzo ciekawa forma spędzenia wolnego czasu. Oczywiście,  można zarabiać na biegach, dzięki wsparciu jednostek samorządowych lub sponsorów.
Zarobki z organizowania imprez zależą zatem od wielu czynników, a do tego wymagają bardzo dużo pracy oraz odpowiedzialności za życie i zdrowie uczestników. 

Co zatem nas czeka? Podwyżki cen pakietów startowych lub imprezy znikające z kalendarza.  To naturalne prawo rynku i trudno się temu dziwić. Trzeba pracować lepiej, więcej i efektywniej, by nasze imprezy utrzymały się na rynku. Mam jednak do Was prośbę drodzy biegacze. Jesteśmy jedną społecznością. Gdy następnym razem zobaczycie opłatę startową 100 PLN za udział w biegu i kusi Was by napisać, jaki to podły i chytry jest organizator, to wróćcie do tego wpisu.